テープ起こしの基本事項

テープ起こし業者のワークフロー Part2(作業に入ってから)

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ここでは、テープ起こしのワークフローを紹介していきます。

以下の記事で作業に入る前のテープ起こし業者のワークフローを解説していますので、あわせてご覧ください。

テープ起こし業者のワークフロー(作業に入るまで)

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テープ起こしを実際におこなう作業者の手配

クライアントからテープ起こしの案件を受注して、音声データや資料の確認等を終えたら、テープ起こしの作業者の手配を行います。

決まった作業者がいる場合、メールや電話でスケジュールを確認します。決まった作業者がいなければ公募しなくてはいけません。

タイミング的には、クライアントから見積り依頼があった時点で、作業者のスケジュールを確認した方が、案件が決まってから依頼するよりもスムースだと思います。

公募する場合は、基本的に先着順に依頼したほうがいいでしょう。

作業者によって得意な分野がありますので、音声の内容を十分把握したうえで、適切な人を選んで依頼しましょう。

自分で作業する分には問題ありませんが、作業者にクライアントから依頼された内容をもらさずにしっかり伝えることは非常に大切です。

例えば、原稿にタイムコードを入れたり、話者の表記に指定がある場合等、ここで連絡に漏れがあると、クライアントからのクレームにつながりますので、慎重な確認が必要です。

起こすデータを送信

テープ起こしの作業者の選定、決定後は、クライアントから預かったデータを作業者へ渡します。

サーバーにアップロードしたデータを作業者にダウンロードしてもらうというスタイルが一般的だと思います。

紙の資料の場合はPDF等で電子ファイル化して送るのがいいでしょう。作業の報酬や納期を確認して、必ず設定した期日までに納品してもらいます。

作業開始後も、テープ起こし作業者から質問があれば随時対応します。

実際にデータを確認してみて、音質が悪く、作業に時間がかかってしまうとか、データファイルが破損している、データに重複がある等は、データを聞いてみないとわかりません。

このような場合は、クライアントに速やかに報告し、対応を仰ぐ必要があります。

音質が良くない場合は、代替ファイルを送ってもらったり、内容的に資料が必要な場合はそれを確認したりします。

原稿の確認

作業者に依頼した案件が納品されたときは、速やかに原稿を確認します。

音声データと原稿のチェックは念入りに行います。聞き直しは資料を見ながら行い、抜けやケアレスミスが無いかを確認します。

音声ファイルすべてを再生しながら、原稿と突合せて確認するのがベストですが、ボリュームが大きい案件は、なかなかそれが難しい場合もあります。

作業者が聞き取れなかった箇所を中心に見直しを行います。案外そういった部分でも何度か聞き直しを重ねると聞こえたりするものです。

話者が複数いる会議のような案件は、話者の特定間違いのチェックも必須です。短い発言や声が似ている場合など、慎重に聞き直し、ミスが無いようします。

3人以上の話者がいる案件については、あらかじめ特定間違いが発生する可能性をクライアントに伝えておくと、納品後のクレームが防止できます。

クライアントへの納品

原稿のチェックが完了したら、いよいよクライアントに納品します。

納品はメールに原稿データを添付するスタイルが主流ですが、プリントしたり、CD-RやUSBメモリ等に原稿データを入れ、送付希望されるクライアントもいます。

あらかじめクライアントから希望を確認しておきましょう。

きちんと原稿をチェックしていればあまり発生しませんが、原稿納品後にクライアントから見直しを希望される場合もあります。

そういう場合は、迅速に対応できる体制を作っておきましょう。

例えばホームページ等に納品後3日以内であれば無料で見直しする等の条件を入れておくと納品後のアフターケアもスムースに対応できます。請求書等の送付が必要なクライアントには、忘れずに送付します。

CD-RやUSBメモリ、紙の資料等、クライアントから預かっていたものは、忘れずに返却しましょう。

まとめ

テープ起こしはクライアントから仕事を受注して、原稿を作成し、それを納品するという流れですが、そのポイントごとに気を付けなくてはいけないことがたくさんあります。

原稿を納期までにきちんと作成して納品ができれば、それがリピート受注につながり、長い取引ができるようになります。

新規のクライアントからリピートにつなげていくのは簡単ではありませんが、それが多いほどクオリティの高いテープ起こしができている証だと思います。

 

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