テープ起こしの基本事項 テープ起こしコラム

テープ起こし業者のワークフロー(作業に入るまで)

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テープ起こしはインターネットにつながれているパソコンがあれば、できる仕事です。

実際に自宅でテープ起こしの仕事をする場合、どのような流れで仕事をすればよいのかについて解説したいと思います。

テープ起こしの作業1:クライアントから受注~データの受け取り

文字起こし作業はもちろんのこと、クライアントからテープ起こしを受注しなければ始まりません。

仕事の順番としては、ますクライアントからテープ起こしの依頼を受けます。

そして音声データや資料を受け取ります。 クライアントから仕事の依頼はメールや電話で受けます。あらかじめ仕事が決まっているときもあれば、突然依頼されることもあります。

データはCD-RやUSBメモリ等の現物を宅配便や郵送で送ってくる場合もありますし、オンラインストレージを利用して送信される場合もありますが、手間のかからないオンラインストレージを利用されるケースが
ほとんどだと思います。

データアップロード用のサーバーを用意すれば、クライアントからのデータ受け取りも確実です。

テープ起こしの作業2:データ、資料、金額、納期の確認

クライアントから受け取ったデータは、まず音声の再生や資料のデータが開けるかを確認します。

特殊なファイル形式だと、データがうまく開けないケースもあります。なお、データ形式を変換するソフトがあると便利です。フリーソフトでも十分使えるものもあります。

データの録音コンディションも大切です。あまりにも録音状態が悪かったりした場合、作業前にクライアントに代替ファイルがないか確認しましょう。

その用意が無い場合は、仕上がりの原稿に聞き取りできない部分が多く発生してしまう可能性等をよく説明して、それを了承してもらい作業を行います。その説明が不十分だと、納品後に予期せぬクレームを受ける場合があります。

録音状態が悪い案件受ける際は、聞き直し、再納品は出来ないという条件を了承してもらった上で作業を行うのもいいでしょう。このような案件は、例え聞き直しをしても、時間がかかる割には成果が出ないものです。

次に音声データの起こす箇所と、合計の長さを確認しましょう。

例えば会議等の音声で「資料説明をしている部分」は除いて起こすというオーダーがあった場合、納品後のトラブルを防止する観点より、必ずタイムコードを確認します。「10分30秒から15分10秒までは作業不要」という感じで、具体的に秒まで指定してもらいます。

「挨拶部分はいらない」等のざっくりしたオーダーだと、もし間違えて挨拶以外の部分も起こさなかったりしたらお互いに嫌な思いをしますので、この確認は面倒がらすにしっかりやりましょう。

音声データの長さですが、ファイルが複数にわたる場合、よく確認しましょう。

ファイルすべてを作業する場合は、パソコンのプロパティで合計時間が簡単にわかりますが、不要部分がある場合は、手計算で時間を計算しなくてはなりません。作業料金に直結しますので、間違えられない部分です。

クライアントへ、送付された音声データ、資料等の受け取り報告、および作業金額、納期等を連絡します。

これは、受取次第迅速に行わないといけない業務です。

送ってもらった音声データのファイルの時間と見積り時の時間が違っていたり、資料をお持ちと申告されていたのに、送られてこなかった場合もあります。

作業に入る前にクライアントに確認する必要があります。音声データの録音状態が悪く、作業をしても聞き取れない部分が多く発生しそうな時は、そうなってしまう可能性がある旨を報告しましょう。

あらかじめ了承をとっておかないと、納品後にクレームになる場合があります。

テープ起こしのワークフロー(作業に入る前)まとめ

クライアントからテープ起こしの仕事を受注して、実際に作業に入るまでには、いくつも確認しなくてはいけない項目があります。

不明な点や疑問に感じたこと、報告しておかなければいけないことは、必ず確認しましょう。テープ起こしはクライアントとの信頼関係も大切です。きちんとした仕事をすることで、リピート受注にもつながります。

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